Unsere Lernreise "Making of @TeamsBarcamp #TeamsBC20"
zuerst veröffentlicht von Magnus Rode in LinkedIn unter: https://www.linkedin.com/pulse/unsere-lernreise-making-teamsbarcamp-teamsbc20-magnus-rode/
Passend zum Podcast mit Ragnar Heil gehe ich hier etwas detaillierter auf unsere Lernreise ein. Hört doch auch mal rein...
Die Idee
Mein Wunsch, ein virtuelles #Barcamp durchführen zu können, entstand Anfang 2019. In den letzten Jahren habe ich an mehreren Barcamps teilgenommen, sowohl mit einem Oberthema wie bei den Corporate Learning Camps (19./20.03.2020: #CLC20HH) oder den Working Out Loud (#WOL) Camps als auch an themenoffenen Barcamps wie dem Barcamp Hannover (04./05.07.2020: #bch20). Für mich waren diese Veranstaltungen aufgrund des gemeinsamen Austauschs (Many to Many) durchweg wertvoller als reine Konferenzen mit einzelnen Vortragenden (One to Many).
Dieser Austausch sollte sich doch auch im virtuellen Raum realisieren lassen, sowohl extern als auch intern innerhalb der eigenen Firma.
Allerdings hatte ich kein zoom oder Adobe Connect zur Verfügung, die Breakout-Sessions unterstützen. Wir haben aber eine Office 365-Lizenz und daher habe ich überlegt, wie man die Barcamp-Sessions denn mit Microsoft Teams (#MSTeams) lösen könnte. Meine Idee war es, einfach mehrere Videokonferenzen parallel in verschiedenen Kanälen von MSTeams laufen zu lassen.
Im Vorfeld des IOM Summit 2019 (#ioms19) habe ich diese Idee dann während eines Twitter-Chats öffentlich gemacht:
Planung und Organisation
Innerhalb kurzer Zeit fanden sich mehrere Interessierte mit ähnlichen Interessen. Ich habe alle in ein neues MS Teams Team eingeladen und am 23.08.2019 haben wir uns in einer gemeinsamen Videokonferenz im MSTeams gegenseitig kennen gelernt. Ich habe mein Ziel vorgestellt, ein Barcamp mit Office365-Technik umzusetzen, also quasi ein Proof-of-Concept (PoC) oder Minimum Viable Product (MVP) für ein virtuelles Barcamp zu schaffen. „Und aus den ersten Rückmeldungen würde ich gerne mit euch zusammen das Konzept verfeinern und Lösungen für Probleme suchen.“
Wir haben die Technik mit den parallelen Videokonferenzen in Kanälen im Anschluss getestet und waren überzeugt, dass die Idee realisierbar ist.
Allerdings waren noch mehrere Detailfragen für ein öffentliches Barcamp zu klären und so begann unsere gemeinsame Lernreise als Orga-Team des @TeamsBarcamp.
Im 8-köpfigen Orga-Team haben wir dann in 8 Planungstreffen innerhalb des letzten halben Jahres überlegt und getestet wie wir ein analoges Barcamp am besten virtuell in MSTeams abbilden können. Dabei haben wir die verschiedenen Konzepte eines Barcamps nicht 1:1 übersetzt, sondern geschaut wie die zusätzlichen Möglichkeiten im virtuellen Raum sinnvoll eingesetzt werden können:
So haben wir z.B. die Vorstellungsrunde und die Session-Planung vorab in MSTeams organisiert, um diese Zeit für die Videokonferenz zu sparen. Außerdem haben wir entschieden, jede Session in einem eigenen Kanal stattfinden zu lassen, anstatt das Konzept der Räume zu übernehmen, in denen mehrere Sessions hintereinander stattfinden. Das hat zu einer einheitlichen und eindeutigen Kommunikation und Dokumentation für jede Session geführt. Außerdem konnten wir damit die Barcamp-Regel „vorbei ist vorbei - nicht vorbei ist nicht vorbei!“ auf ein neues Level führen: alle Session-Kanäle sind auch weiterhin offen für die weitere Diskussion.
Die Organisation des @TeamsBarcamp haben wir natürlich auch komplett mit den Möglichkeiten von MS Teams unterstützt:
- Videokonferenzen
- Agenda, Protokolle von Treffen, Aufgaben und Zeitplanung in OneNote
- eigener Kanal für das EventManagement, in dem alle eMails / Kontaktanfragen über Eventbrite eingegangen sind.
- angeheftete Teilgebenden- und Warteliste
- gemeinsames Bearbeiten der PowerPoint-Präsentationen
Zuerst hatten wir nur mit 30 Teilgebenden geplant, um unser Konzept zu testen. Nachdem das Interesse im Dezember aber größer war als erwartet, haben wir uns entschieden 60 kostenfreie Tickets über Eventbrite zu vergeben.
Am 20.12.2019 haben wir die Ticketvergabe über verschiedene Social Media Kanäle (u.a. Twitter, LinkedIn, XING, Slack-Gruppen) öffentlich gestartet mit dem Erfolg, dass alle 60 Tickets innerhalb von 10 Stunden komplett vergeben waren. Bis zum Ende der Registrierung Mitte Januar hatten wir zudem eine Warteliste mit über 80 Personen.
https://twitter.com/TeamsBarcamp/status/1208156750806958080
Am 20.01.2020 wurden alle Teilgebenden in unser MS Teams für das TeamsBarcamp eingeladen, so dass sie sich hier schon einmal zurecht finden konnten.
Um die Sessionplanung in MSTeams und den Ablauf des virtuellen Barcamps zu erläutern sowie technische Fragen zu klären, haben wir am Freitag, den 24.01.2020 ein Vorabtreffen für die Barcamp-Teilgebenden angeboten. Eine Aufzeichnung war für alle anderen verfügbar und wurde auch über 40 Mal angesehen.
Am Vortag des Barcamps haben wir die Sessions finalisiert, um die Kanäle, OneNote-Abschnitte und insbesondere die Videokonferenzen für alle Sessions anlegen zu können. (Tipp: in den Besprechungsoptionen von MS Teams kann man einstellen, dass alle Gäste den Wartebereich umgehen können. Das ist wichtig, damit die Teilgebenden direkt in den Videokonferenzen starten können!)
Wir haben zum Ende hin etwas überbucht und mehrere Personen nachrücken lassen, so dass am 31.01.2020 letztendlich insgesamt 75 Teilgebende an der Videokonferenz unseres Pionier-Barcamps #TeamsBC20 teilgenommen haben.
Sessions
Letztendlich wurden folgende Session auf dem Pionier @TeamsBarcamp angeboten:
- lernOS Memex - deine persönliche Wikipedia in OneNote - Simon Dückert
- Zum Teufel mit Brainstorming - Welche Kreativitätstechniken führen zu den besten Ideen? Ergebnisse aus 20 Jahren Forschung - Julia Gumula
- LOLA - eine LearningOutLoud Academy in Microsoft Teams etablieren - Gernot Kühn
- Feeling Stressed by Mails und Meetings? - Marc.Habenicht
- Design Thinking in virtuellen Teams - Peter Gerstbach
- Private Kanäle - Fluch oder Segen - Hans-Juergen STURM
- Strategien zum Umgang mit unmotivierten* Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen* - Dierk Söllner
- Zusammenarbeit mit dem Tool: „MS Whiteboard“ am Thema „Trello und Alternativen“ - Frank Gerich
- Informelle Begegnung live online - David Röthler
- Sketchnotes Austausch (Nicole Denzel und Julia Wieland)
- Migrationen nach Teams: von File-und SharePoint Serven, anderen Teams Tenants, Box/Dropbox/Google Drive - Ragnar Heil
- Wie lerne ich „NEIN“ zu sagen…. - Frank Gerich
Feedback
😍 Die Teilgebenden haben durchweg sehr positives Feedback gegeben. Unsere gemeinsame glückliche Erkenntnis war, dass virtuelle Barcamps mit Microsoft Teams gut funktionieren und dabei noch Spaß machen.
📑 Besonders aufgefallen ist uns dabei, dass die Dokumentation im Vergleich zu Präsenz-Barcamps viel besser geklappt hat, was am vorbereiteten OneNote, dem expliziten Einplanen im Zeitplan aber insbesondere auch daran liegen kann, dass im Gegensatz zu analogen Barcamps alle ja direkt am PC (oder anderen Gerät) gesessen haben.
🕐 Die Zeitplanung hat überraschenderweise ebenso perfekt geklappt: wir hatten lediglich 5 Minuten Verzögerung durch die Sessionvorstellung, so dass das virtuelle Barcamp in MSTeams auch recht effizient gewesen ist. Dabei hieß virtuell aber nicht unpersönlich, da fast alle ihre Kamera eingeschaltet hatten.
✔ Die Teilgebenden konnten die effiziente Nutzung eines Tools (MSTeams) durch das Anwenden in einer Methode (Barcamp) lernen. Dabei waren laut der Meinung mehrerer die Strukturierung der Sessions in Kanäle und die vorbereiteten OneNotes entscheidend.
🕑 Es wurden mehrfach längere Sessions und Pausen gewünscht. Wir hatten uns im Orga-Team für das Pionier-Barcamp entschieden, die Variante mit der kürzeren Gesamtdauer zu wählen. Für das nächste TeamsBarcamp werden wir wohl mal die andere Variante mit 50 Minuten statt 40 Minuten für die Sessions ausprobieren. Auch sollte die Bewegung zwischendrin nicht vergessen werden! 3,5 Stunden mit viel Input und Interaktion vor dem PC zu verbringen ist schon auch anstrengend. Die begleitende Musik zum gemeinsamen Schreiben in der #lernOS-Session von Simon Dückert wurde allgemein als positiv empfunden.
📱💻 Teilgebende mit mehreren Bildschirme (Screens) oder Geräten (Devices) für Videokonferenz, Chat & Dokumentation waren mit dem Multitasking des TeamsBarcamp im Vorteil. Außerdem ist es wichtig, dass man MSTeams und Videokonferenzen bereits kennt und bedienen kann.
📉 Technisch nicht optimal war das gleichzeitige Feedback in Chat-Threads. Das funktionierte live nicht gut, weil die Eingabebox springt. Hier werden wir für das nächste TeamsBarcamp nach einer anderen Lösung suchen.
📝 Dem Wunsch, ein „Making of TeamsBarcamp“ zu machen, komme ich mit diesem Bericht ja erst einmal nach. 
💬 Wir werden vom Orga-Team aber sicherlich auf weiteren Veranstaltungen berichten. Sessions auf der #o365con und dem #CLC20HH sind geplant.
Zitieren möchte ich zum Ende das Feedback von Sibylle Strothmann:
„tolle Moderation, Technik hat auch gut geklappt (ist sicher nicht einfach), Ihr habt es aber geschafft, das Ganze leicht aussehen zulassen“
👍 Danke alle Teilgebenden für ihr Feedback! Wir freuen uns, dass es leicht ausgesehen hat! Das bestätigt uns, dass unsere Vorbereitung im Orga-Team sinnvoll war.
Unsere nächsten Lernreiseziele
In der nächsten Woche ist unser Retro-Treffen im Orga-Team geplant, aus dem wir die Erkenntnisse und nächsten Schritte entnehmen werden.
Kathrin Bischoff hat bereits einen Bericht bei LinkedIn geschrieben.
Ragnar Heil hat mich in seinem kurzen und präganten Podcast "Ragnar 365 Nuggets" zum TeamsBarcamp interviewt.
Und natürlich werden wir unsere Erfahrungen und Links zu Berichten auch unter TeamsBarcamp.de teilen sowie auch tlw. Session-Dokumentationen dort öffentlich zugänglich machen.
Unsere nächste Lernreiseziele können sein,
📌 zu testen, was die Unterschiede zu MSTeams free sind, z.B.
- keine Gastaccounts erforderlich
- dafür vielleicht auch Profilbilder
- keine Session-Aufzeichnung in MS Stream
Hier würden wir mit einer kleiner Gruppe ausprobieren, was ggf. technische Einschränkungen und was Vorteile sind.
📌 ein TeamsBarcamp mit mehr Teilgebenden zu planen. Technisch sollen aktuell in MSTeams maximal 250 Personen möglich sein.
📌 das TeamsBarcamp auch international anzubieten. Das Interesse an einer englischsprachigen Veranstaltung ist da.
Fazit
Man muss nur verrückt/interessiert genug sein, sich mit Gleichgesinnten zusammen tun, #einfachmachen und daraus gemeinsam lernen.
Danke an alle Teilgebenden des @TeamsBarcamp #TeamsBC20 und ganz besonderen Dank an das Orga-Team!
